Uppföljning och utvärdering är två parallella insatser med syfte att pröva och öka kvaliteten i projekt eller i en verksamhet. I dagligt tal används begreppen utvärdering, evaluering och uppföljning för att beskriva ungefär samma sak. Men det finns skillnader mellan å ena sidan utvärdering, evaluering och uppföljning å den andra. Begreppen utvärdering och evaluering kan användas synonymt medan uppföljning är ett något mindre förpliktigande begrepp och innebär i korthet att beskriva vad som gjorts.
En utvärdering eller evaluering innebär någon form av granskning och analys av om hur ett projekt eller en verksamhet har lyckats nå uppsatta mål samt att projektet eller verksamheten håller god kvalitet. För att säkerställa detta använder vi – alltid i samråd med uppdragsgivaren – ett antal analyser och metoder. Granskningen bygger på information som har samlats in på ett systematiskt sätt grundat på klargjorda syften, frågeställningar och med relevant metodik. Utvärderingen svarar på frågor som; har insatsen haft någon effekt, vad i projektet/verksamheten är det som har fungerat respektive inte fungerat, vad kan göras bättre, etc.
Utvärderingar kan delas in i olika typer, vilka karakteriseras av vad som undersöks. De vanligast förekommande är process- respektive mål- och resultatutvärdering. I det sistnämnda fallet är det lika vanligt att tala om effektutvärdering.
Val av utvärderingstyp beror främst av vilket syfte den som initierar utvärderingen har. Olika utvärderingar används vid olika tidpunkter. Man utvärderar inför projektet, under projektets gång och efter projektets avslut. Nedan presenteras tre huvudmönster inom utvärdering.
- Mål- och resultatutvärdering
Fråga: Mot vilka kriterier sker utvärdering?
Svar: Utvärdering sker mot mål i mätbara resultattermer.Fråga: Hur förhåller sig utvärdering till verksamhetens genomförande?
Svar: Genomförandet ses som ett rent verkställande av beslut som man inte behöver gå in närmare på.Fråga: Vilka resultat fokuseras och för vem?
Svar: Kvantitativt mätbara resultat. - Processutvärdering
Fråga: Mot vilka kriterier sker utvärdering?
Svar: Utvärdering sker mot kriterier för vad som utmärker en god process.Fråga: Hur förhåller sig utvärdering till verksamhetens genomförande?
Svar: Intresset inriktas på genomförandet t ex för att bedöma arbetssätt och innehåll.Fråga: Vilka resultat fokuseras och för vem?
Svar: Resultatet antas vara positivt om man konstaterar att genomförandet motsvarar ställda krav. - Interaktiv utvärdering
Fråga: Mot vilka kriterier sker utvärdering?
Svar: Besvaras genom intressenternas deltagande.Fråga: Hur förhåller sig utvärdering till verksamhetens genomförande?
Svar: Frågor om genomförandet utformas utifrån vad olika intressenter vill veta.Fråga: Vilka resultat fokuseras och för vem?
Svar: Intresse inriktas på vad olika intressegrupper ser som viktigt att utvärdera utifrån sina perspektiv.
Demokratikonsult erbjuder även utvärderingsinsatser som omfattar tre nivåer:
- En modell för uppföljning och självutvärdering för god uppföljning och styrning.
Tillsammans med beställarna/projektledningen upprättar Demokratikonsult en uppföljningsplan för verksamhetens/projektets löpande uppföljning och utvärdering på verksamhetens/projektets olika nivåer. - En processutvärdering med utgångspunkt i verksamhetens/projektets syfte, mål, delmål och indikatorer.
Demokratikonsult kommer att följa upp hur väl de angivna målen nåtts utifrån angivna indikatorer och aktiviteter. Under utvärderingen används verktyg och arbetsmetoder som statistik, intervjuer, enkäter och analysseminarier, etc. Målgrupper för processutvärderingen är dels verksamhetens/projektets målgrupp, dels de aktörer som bidrar direkt och indirekt till projektets framgång. Utvärderingen svarar på frågan om VAD projektet levererar, medan det kontinuerliga deltagandet ska ge svar på frågan om HUR dessa leveranser kommer till stånd, d.v.s. vilka processer som genererar att saker händer – eller inte händer. - En utvecklings- och lärandeinsats med syfte att bidra till projektets lärande och kontinuerliga utveckling.
Demokratikonsult deltar aktivt under projektets genomförandefas. Deltagandet omfattar samtliga nivåer och delprojekt. Konkret innebär detta att utvärderarna genom sitt deltagande bidrar till lärandet och utvecklingen via möten, seminarier, etc. Förhållningssättet är delvis betraktande, delvis ifrågasättande och delvis stöttande. I allt väsentligt handlar dock denna löpande insats om att spåra, analysera samt lyfta fram signaler och tendenser till relevanta projektaktörer i en form som gör kollektivt lärande, samverkan och utveckling både enkelt och möjligt. Till denna del används informationen från samtliga insatsområden ovan som input.